September 2022 —

8 bonnes pratiques pour prévenir les impayés et les retards de paiement

Si vous êtes chef d’entreprise, vous savez à quel point les retards de paiement et les factures impayées peuvent impacter durablement votre trésorerie. C’est d’ailleurs la cause de nombreuses faillites, toutes industries confondues ! Leur gestion demande du temps et de l’énergie : c’est une tâche chronophage qui peut mettre votre entreprise dans une situation financière compliquée. Alors comment se prémunir des impayés de manière efficace ? Pour garantir la pérennité de votre activité, découvrez 8 bonnes pratiques pour éviter les impayés et diminuer le risque de retards de paiement ! 

1. Vérifiez la solvabilité du client

Prévenir les impayés et les retards de paiement

Première pratique indispensable pour éviter les impayés : s’intéresser au profil de vos clients pour vérifier leur solvabilité en amont. Cette précaution s’applique surtout si vous travaillez avec des entreprises, fournisseurs ou partenaires. Vous pourrez ainsi vous assurer qu’ils sont en capacité financière d’honorer les factures. Vous pouvez notamment :

  • vous renseigner sur la santé financière du client via l’avis de situation Sirene de l’Insee ou encore Infogreffe ;
  • faire marcher votre réseau pour en savoir plus sur la réputation de l’entreprise et ses habitudes de paiement ;
  • identifier des signaux d’alerte précis comme un volume de commandes très fluctuant sans explications, des réclamations en augmentation, une communication brutalement rompue ou encore un fort turnover chez les interlocuteurs et responsables.

2. Faire des devis conformes

Afin de se prémunir contre les retards de paiement, il faut également s’assurer que tous vos devis sont conformes et intègrent les mentions légales. Mentions obligatoires, pénalités de retard, conditions générales de vente rédigées… Ce sont tous ces éléments qui vous permettront de faire valoir les dispositions légales vis-à-vis du service ou produit délivré. 

Il en va de même pour la facture finale : elle doit bien mentionner les échéances et les modalités de paiement, et être libellée et explicite. Sinon, vous ne serez pas en mesure d’entamer une procédure de recouvrement en cas d’impayés ! Pour s’assurer de bien encadrer vos contrats, il est toujours préférable d’utiliser un logiciel de facturation. 

Il en existe des très efficaces sur le marché, dont certains dédiés spécifiquement à des corps de métier. Par exemple, les professionnels et artisans du bâtiment peuvent utiliser le logiciel Obat, un outil 100% en ligne, spécialisé pour le BTP. Un bon logiciel de facturation vous permettra d’éditer des devis conformes, de les transformer en facture sans jamais faire d’erreur de calcul ou oublier une mention légale, et de faire un suivi précis de vos contrats. 

3. Demander un acompte et autres garanties

Dans la mesure où les impayés peuvent impacter votre trésorerie, vous pouvez utiliser le système d’acompte et d’escompte pour dissuader les clients de s’endetter auprès de vous et garantir une rentrée d’argent dès le début du contrat :

  • L’acompte : pourcentage du paiement versé au préalable par le client, ce qui permet également de conserver ses informations de paiement.
  • L’escompte : possibilité d’offrir une remise aux clients contre un paiement anticipé de la facture.

Il existe également d’autres gages de garantie que vous pouvez mettre en œuvre pour maximiser vos chances de voir les factures payées en temps et en heure :

  • La lettre d’intention : possibilité d’inclure des garanties additionnelles au contrat, comme le fait qu’une société mère se porte garante pour tous les engagements pris par sa filiale (idéal pour les grands groupes).
  • Le gage sans dépossession et le nantissement : utilisation d’un bien comme garantie de paiement.
  • La garantie à première demande : obligation pour le débiteur d’honorer une partie du paiement suite à une première demande du créancier, sans possibilité de dérogation.

4. Proposer des facilités de paiement

Tous les particuliers ou les entreprises peuvent subir un passage à vide les confrontant à des difficultés de paiement pour leurs créances. Pour que le client puisse s’acquitter de la facture sans pour autant se mettre dans une situation financière compliquée, nous vous conseillons de proposer des facilités de paiement. 

Par exemple, le paiement en plusieurs mensualités permet de diviser la totalité de la somme en plusieurs échéances (généralement mensuelles). Sachez que vous pouvez utiliser des systèmes de paiement électronique pour gérer automatiquement ces échéances et faciliter leur suivi. Autre avantage à ces outils : il vous est possible d’arrêter vos prestations dès qu’une échéance de paiement n’est pas respectée par le client. 

5. Proposer plusieurs modes de paiement (mais éviter les chèques)

Plus vous facilitez le paiement pour vos clients, moins vous aurez de risque d’impayés. Supprimez les freins au paiement et simplifiez le processus de règlement des factures grâce à la diversification des modes de paiement : virement, carte bancaire, prélèvement SEPA, etc. Toutefois, on évite à tout prix les chèques puisque c’est le mode de paiement qui induit le plus de risques d’impayés, notamment à cause des chèques sans provision.

De plus, un chèque peut être perdu, oublié dans un coin ou volé. Pour les montants importants, vous pouvez cependant accepter le chèque de banque, qui comporte moins de risques puisque le montant mentionné est débité sur le compte de la banque émettrice et non sur celui du client.

6. Souscrire une assurance contre les factures impayées

Pour protéger votre entreprise face aux impayés, vous avez également la possibilité de vous adresser à des prestataires extérieurs pour souscrire une assurance impayés. Cette assurance indemnise vos factures si vous n’êtes pas payé à l’échéance pour que vous puissiez continuer à travailler en toute sérénité. 

Vous pouvez ainsi protéger votre capital, préserver vos flux de trésorerie et maintenir vos bénéfices. Toujours dans l’idée de faire appel à un tiers, il est aussi possible de travailler avec une société d’affacturage ou de recouvrement pour gérer votre facturation et la collecte des créances clients.

7. Faire des relances à l’amiable

Comme mentionné précédemment, tout le monde peut avoir des imprévus et un retard de paiement peut être dû à une période difficile connue par une entreprise cliente, ou tout simplement un oubli. Pour obtenir un paiement volontaire, une simple relance client suffit souvent. Vous pouvez d’ailleurs automatiser les relances avec un logiciel. 

Nous vous conseillons de conserver des traces écrites, avec une communication par email ou par courrier plutôt que par appels téléphoniques. Commencez par signer la relance par votre nom, puis faites-vous seconder par un avocat si vous n’obtenez toujours pas de réponse. Envoyez alors une lettre de mise en demeure pour faire réagir le débiteur. 

8. Entamer une procédure de recouvrement

Enfin, dernier recours en cas d’impayés et d’un manque de réponse de vos relances cordiales : la voie judiciaire. Il existe différentes mesures de recouvrement judiciaire :

  • L’injonction de payer : obtenir un titre exécutoire par décision de juge afin de recouvrer la créance (action rapide et peu coûteuse, pour un coût d’environ 40 €).
  • Le référé provision : citation du débiteur à comparaître devant le juge afin d’obtenir le versement d’une provision, notamment pour un client en difficulté financière. 
  • L’assignation en paiement : comparution de l’entreprise en défaut sous forme de procès après l’échec des autres démarches ci-dessous. On parle alors d’une procédure plus longue et coûteuse. 

Le jeu doit donc en valoir la chandelle pour ne pas vous plonger dans des procédures disproportionnées vis-à-vis de la somme due par votre client. Par exemple, il n’est pas toujours pertinent d’aller jusqu’à l’assignation en paiement puisque vous allez probablement perdre plus d’argent, et surtout du temps. Faites plutôt en sorte de vous prémunir contre les impayés avec les 8 conseils de cet article !

Oscar

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